Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist: Marvin Röper, Am Ilmenauufer 5, Kaltenmoor, 21337 Lüneburg. E-Mail: info@roepischespiele.de.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Vorgang sind dies insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für rechtliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einer Einwilligung.

Soweit freiwillig Gesundheitsdaten, insbesondere Angaben zu Allergien oder Unverträglichkeiten, mitgeteilt werden, erfolgt eine Verarbeitung nur unter Beachtung der zusätzlichen Anforderungen des Art. 9 DSGVO.

Die Website wird über Vercel bereitgestellt. Beim Aufruf können technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Ressource, Browser-/Geräteinformationen und Fehler- bzw. Sicherheitsdaten verarbeitet werden. Zweck ist die Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anbieter ist Vercel Inc., USA. Soweit Vercel Daten im Auftrag verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen der vertraglichen Datenschutzregelungen von Vercel. Datenübermittlungen in Drittländer erfolgen nach den hierfür vorgesehenen gesetzlichen Mechanismen. Weitere Informationen: Vercel Privacy Notice.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist oder der eingesetzte Hostingdienst dies technisch vorsieht. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur bei einem konkreten Sicherheitsvorfall oder aufgrund gesetzlicher Pflichten.

Für Datenbank- und Anwendungsfunktionen wird Supabase eingesetzt. Dort können insbesondere Anmelde-, Kontakt-, Spiel- und Verwaltungsdaten gespeichert werden. Supabase verarbeitet Kundendaten nach seinen Vertragsbedingungen als Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter. Die konkret verwendete Hostingregion wird in der technischen Projektkonfiguration festgelegt; in dieser Datenschutzerklärung wird keine nicht verifizierte Region behauptet.

Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Zweck, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anmeldungen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für technisch erforderliche Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen. Weitere Informationen: Supabase Privacy Policy.

Bei Nutzung des Kontaktformulars oder Kontaktaufnahme per E-Mail werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gewähltes Anliegen, Nachrichteninhalt sowie freiwillige Angaben verarbeitet. Die Daten dienen ausschließlich der Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn sich die Anfrage auf eine Anmeldung oder einen Vertrag bezieht; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Empfängeradresse ist info@roepischespiele.de. Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Bei der Anmeldung werden insbesondere Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse sowie Angaben dazu verarbeitet, wie die Person auf die Veranstaltung aufmerksam geworden ist bzw. welcher Kontakt zum Orga-Team besteht. Hinzu kommen organisatorische Angaben und der Anmelde-/Teilnahmestatus.

Die Verarbeitung ist zur Bearbeitung der Anmeldung, zum Vertragsschluss, zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Operative Anmeldedaten werden grundsätzlich einen Monat nach dem jeweiligen Event gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offenen Zahlungs-/Vertragsfragen oder sonstigen rechtlichen Gründe eine längere Speicherung erfordern. Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden für deren Dauer gesperrt bzw. zweckbeschränkt weiter aufbewahrt.

Die reguläre Teilnahme ist ab 18 Jahren vorgesehen. Wird eine Teilnahme von Personen zwischen 10 und 17 Jahren zugelassen, werden die für die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters erforderlichen Angaben und Nachweise verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Bei Foto-, Video- und Tonaufnahmen Minderjähriger werden die besonderen gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt; soweit eine Einwilligung erforderlich ist, werden abhängig von Alter und Einsichtsfähigkeit die erforderlichen Erklärungen der betroffenen Person und/oder des gesetzlichen Vertreters eingeholt.

Es gibt kein verpflichtendes Allergiefeld in der regulären Anmeldung. Teilnehmende sollen für die Verpflegung relevante Allergien oder Unverträglichkeiten eigeninitiativ mitteilen. Solche Angaben können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO darstellen und werden ausschließlich zur sicheren Organisation der Verpflegung bzw. Veranstaltung verwendet.

Die Mitteilung ist freiwillig. Soweit eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, wird diese bei Entgegennahme der Information eingeholt. Die Angaben werden spätestens einen Monat nach dem jeweiligen Event gelöscht, sofern keine zwingenden Gründe eine kurzfristig längere Aufbewahrung erfordern.

Die verpflichtende Teilnahmegebühr wird über PayPal bezahlt. Hierbei verarbeitet PayPal Zahlungs- und Kontodaten in eigener Verantwortung nach den PayPal-Datenschutzbestimmungen. Der Veranstalter erhält die zur Zuordnung und Dokumentation der Zahlung erforderlichen Transaktionsinformationen, jedoch grundsätzlich keine vollständigen Bank- oder Kreditkartendaten.

Zusätzliche Spenden sind freiwillig und können per PayPal oder bar erfolgen. Zahlungs- und Buchungsinformationen werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Vertragsabwicklung und aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten erforderlich ist. Weitere Informationen: PayPal Rechtliches & Datenschutz.

Bei Veranstaltungen können Foto-, Video- und Tonaufnahmen angefertigt werden. Diese können zur Dokumentation und Berichterstattung über die Veranstaltung sowie zur Öffentlichkeitsarbeit der Röpischen Spiele, insbesondere auf der Website und den von den Röpischen Spielen genutzten Social-Media- und Kommunikationskanälen, verwendet und veröffentlicht werden.

Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt insbesondere in der Dokumentation, Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit rund um die Veranstaltung. Soweit für eine bestimmte Aufnahme oder Nutzung eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese eingeholt. Daneben gelten die gesetzlichen Vorgaben zum Recht am eigenen Bild.

Wer nicht aufgenommen werden oder einer Veröffentlichung widersprechen möchte, kann sich jederzeit vor, während oder nach der Veranstaltung mündlich oder schriftlich an das Organisationsteam wenden, insbesondere per E-Mail an info@roepischespiele.de. Der Widerspruch wird für zukünftige Aufnahmen und Veröffentlichungen berücksichtigt. Soweit erforderlich und technisch sowie rechtlich möglich, werden bereits veröffentlichte Inhalte entfernt. Bereits erfolgte Weiterverbreitungen durch Dritte können nicht in jedem Fall vollständig rückgängig gemacht werden.

Die Röpischen Spiele nutzen derzeit insbesondere Instagram und WhatsApp zur Kommunikation bzw. Veröffentlichung. Sofern auf der Website lediglich eigene Bilder angezeigt werden, die lokal auf der Website gespeichert sind, entsteht dadurch keine Verbindung zu Instagram oder WhatsApp. Erst beim Anklicken eines externen Links oder bei einer künftig technisch eingebetteten Drittanbieterfunktion können Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen werden.

Facebook wird derzeit nicht genutzt. TikTok und Google Maps sind derzeit nicht als aktive Dienste Bestandteil dieser Datenschutzerklärung. Werden solche Dienste künftig technisch eingebunden, wird die Datenschutzerklärung vor bzw. mit der Aktivierung entsprechend ergänzt; soweit erforderlich, erfolgt die Einbindung erst nach Einwilligung.

Silent Hunt:R ist ein eigenständiges, GPS-gestütztes Live-Spiel. Für die Durchführung werden insbesondere der Spielername sowie Standort-/GPS-Daten verarbeitet. Die Standortdaten dienen der Live-Funktion, Spielsteuerung, Darstellung von Positionen und der spielbezogenen Auswertung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die vereinbarte Durchführung des Spiels erforderlich ist.

Nach dem Spiel werden die Daten nicht dauerhaft im aktiven Live-System benötigt. Name und GPS-Verlauf können zu Dokumentations- und Auswertungszwecken in ein zugriffsbeschränktes Archiv überführt werden. Sie werden spätestens 12 Monate nach dem jeweiligen Silent Hunt:R-Spiel endgültig gelöscht, soweit keine konkrete rechtliche Pflicht oder ein Rechtsstreit ausnahmsweise eine längere Aufbewahrung erfordert.

Auf die archivierten Daten erhält nur der hierfür erforderliche Kreis des Orga-Teams Zugriff. Eine Nutzung der GPS-Verläufe für Werbung oder eine dauerhafte Bewegungsprofilbildung außerhalb des Spiels erfolgt nicht.

Nach dem derzeit vorgesehenen Stand setzt die öffentliche Website keine optionalen Werbe- oder Tracking-Cookies und keinen eigenständigen Analytics-/Reichweitenmessdienst ein. Technisch notwendige Speichermechanismen, etwa Session- oder Local-Storage für Funktionen der Website oder Spieloberflächen, können verwendet werden, soweit dies für die angeforderte Funktion erforderlich ist.

Soll künftig ein nicht technisch notwendiger Analyse-, Karten-, Social-Media- oder Marketingdienst eingebunden werden, wird vor dessen Aktivierung geprüft, ob eine Einwilligung erforderlich ist. Die Datenschutzerklärung wird entsprechend aktualisiert.

Personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Dazu können insbesondere das zuständige Orga-Team, Vercel für Hosting, Supabase für Datenbank-/Anwendungsfunktionen und PayPal für Zahlungen gehören. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken erfolgt nicht.

Soweit Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der gesetzlichen Anforderungen des Art. 28 DSGVO.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine besondere Frist genannt ist, werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

• Anmeldedaten Röpische Spiele: grundsätzlich 1 Monat nach dem Event, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Freiwillig mitgeteilte Allergie-/Unverträglichkeitsangaben: grundsätzlich spätestens 1 Monat nach dem Event.
• Silent Hunt:R Name und GPS-Verlauf: spätestens 12 Monate nach dem jeweiligen Spiel.
• Zahlungs-/Buchungsnachweise: entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Kontaktanfragen: bis zum Abschluss der Bearbeitung und anschließend nur soweit erforderlich.
• Foto-/Videoaufnahmen: entsprechend Veröffentlichungszweck, Rechtsgrundlage sowie den gesetzlichen Löschungs-, Widerspruchs- und gegebenenfalls Widerrufsrechten.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie – bei Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen – Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausübung der Rechte genügt eine Nachricht an info@roepischespiele.de. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und missbräuchlicher Verarbeitung zu schützen. Die Website wird verschlüsselt über HTTPS übertragen. Zugriffsrechte auf Verwaltungs- und Spieldaten werden auf den erforderlichen Personenkreis beschränkt.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Dies gilt insbesondere vor einer künftigen Einbindung von Google Maps, TikTok, zusätzlichen Social-Media-Einbettungen oder Analyse-/Trackingdiensten. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.